La dropbox : un outil magique pour votre pratique professionnelle

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Un endroit où stocker vos documents importants sur internet ? Accessible de votre téléphone ?

Vous ne savez pas quoi faire de vos listes de courses ? Des informations qu’on vous envoie par sms ? Vous vous mélangez les pinceaux dans les documents de vos différents bénéficiaires ?

Cet article est fait pour vous, il risque de vous changer la vie…

Dropbox logo bleu

A quoi vous sert cette appli ? Conserver des documents essentiels comme …

-> ses contrats de travail (les numériser, et les stocker permet de clarifier les choses, et de s’assurer que quoi qu’il se passe, vous avez toujours tout sous la main)

-> ses fiches de paie, ou les factures (pour les micro entreprises) qui peuvent être parfois une obligation. Quand les événements de la vie vous imposent de les fournir (arrêt de travail, arrêt maladie, chômage partiel, emprunt à la banque, congé maternité…) il est tellement plus facile d’avoir déjà tout stocké en version numérique sur son téléphone ou sur son ordi à la maison, qu’on s’en voudra de ne pas y avoir pensé avant !

1 – Comment faire ? Installez Dropbox !

telechargement dropbox sur mobile
Le téléchargement se fait sur Play Store ou App Store, comme n’importe quelle appli

Téléchargez dropbox gratuitement sur votre téléphone, ou ordinateur à la maison (app store ou play store)

L’accès à cet espace est personnel, et protégé par un accès sécurisé (seul vous, le détenteur du mail et de son mot de passe, y avez accès)

Une fois que vous avez créé ce dossier initial, vous pourrez le partager avec d’autres personnes en cliquant sur « partager le dossier », action qui enverra un lien à vos invités. Ceux-ci auront alors le choix d’installer également dropbox sur leurs outils préférés (tel ou ordinateur) pour voir et utiliser les dossiers partagés. Mais aucune obligation de partager cela ! C’est une possibilité dans le cas où vous travaillez en groupe notamment.

Vous pourrez y stocker, en les classant, les différents documents concernant votre activité (planning, fiches de paie, contrats de travail, etc) qui peuvent être fort utiles pour votre pratique professionnelle. Dans notre exemple, Nathalie et Virginie sont les auxiliaires de vie de Mme Martin, elles travaillent en binôme chez elle et se partagent un dossier commun pour elle (qu’elles ont appelé “bénéficiaires N&V”.

contenu appli dropbox
Dans l’application, créez des sous-dossiers que vous nommerez très clairement pour ne pas vous y perdre

2 – Créez ensuite un dossier par bénéficiaire, dans lequel vous allez créer d’autres sous-dossiers

Dans ce dossier « Mr Dupont ou Mme Martin », vous créez d’autres sous-dossiers importants : contrats de travail, fiches de paie, documents personnels du bénéficiaire (ordonnance, documents urssaf, etc). Plus vous serez précis dans l’appellation de vos dossiers, et plus vous serez organisé dans votre quotidien. Voici un exemple d’arborescence qu’on peut utiliser dans le métier au quotidien.

contenu fichier precis dropbox
Ici, Nathalie et Virginie se partagent un dossier concernant Mme Martin. Elles y stockent les documents importants (contrats, fiches de paie..) mais aussi les documents utiles pour le travail au quotidien chez leur bénéficiaire commune (factures de portages de repas et autres qu’elles transmettent à la famille par mail, relevés d’heures qu’elles transmettent à l’aidant principal, ordonnances qu’elles transmettent à la pharmacie….).

Pour télécharger l’application gratuite, aller ici : https://www.dropbox.com/register

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